potrzebujesz wsparcia IT ?


szukasz softu na miarę ?


optymalizujesz procesy ?

newitech

IT  IS  PEOPLE

e-Urząd

Celem wdrożenia autorskiego systemu e-Urząd w Urzędzie Miasta Piotrków Trybunalski  było zbudowanie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Spraw w celu usprawnienie obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących oraz procesów związanych ze sprawami wewnętrznymi. 

Wdrożenie systemu poprzedziła szczegółowa analiza procesów zachodzących w Urzędzie. Opracowane zostały szczegółowe mapy procesów zachodzących w Urzędzie oraz niezbędne do ich realizacji formularze elektroniczne. Dzięki zastosowaniu naszego autorskiego rozwiązania, cała korespondencja jest rejestrowana w postaci elektronicznej, a następnie dekretowana na poszczególne wydziały organizacyjne Urzędu. Rejestracja korespondencji polega na skanowaniu papierowych dokumentów na wysokowydajnych skanerach dokumentowych. Skanowanie korespondencji odbywa się bezpośrednio z poziomu systemu, dzięki czemu jest ona umieszczana w nim automatycznie.  Dzięki zdefiniowanym procesom – szablonom realizacji spraw, urzędnicy mają możliwość uruchomienia spraw w oparciu tylko o te procedury, do których mają uprawnienia. Zastosowanie zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów pozwoliło również uniknąć przesyłania spraw do niewłaściwych osób. Zastosowanie tego typu rozwiązania spowodowało szybsze załatwianie sprawy oraz umożliwiła dokładne prześledzenie historii załatwiania danej sprawy. Rozbudowany system powiadomień o zbliżających się terminach realizacji poszczególnych spraw pozwala uniknąć sytuacji, w których jakaś sprawa pozostanie bez rozpatrzenia w przewidzianym terminie. Dodatkowo przełożony ma wgląd w sprawy swoich podwładnych i w razie konieczności może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest dana sprawa i kto jest za nią odpowiedzialny. Wdrożenie systemu  spowodowało, że obieg dokumentów i spraw w urzędzie został usprawniony i stał się przejrzysty. Za pomocą kilku kliknięć pracownicy są w stanie sprawdzić, kto i w jakim wydziale zajmuje się daną sprawą. Przełożeni widzą, gdzie znajdują się „wąskie gardła” w procesie realizacji poszczególnych typów spraw i mogą szybko reagować w celu wprowadzenia niezbędnych usprawnień. System zarządzania dokumentami i sprawami znakomicie ułatwił sporządzanie różnego rodzaju rejestrów i zestawień. Obecnie wystarczy wybrać odpowiedni raport, aby w każdej chwili móc przygotować zestawienie decyzji wydanych w podanym okresie. Zastosowanie systemu pozwoliło również wyeliminować przypadki zagubienia lub zniszczenia dokumentów w trakcie pracy nad nimi. Obecnie oryginały dokumentów przechowywane są w jednym miejscu, a urzędnicy pracują na ich elektronicznych kopiach.